Når en entreprenør beder om et tilbud på en maskine, handler det sjældent kun om selve maskinen. Det handler om opgaven, tidsplanen, pladsforholdene, redskaberne, transporten og det niveau af dokumentation, der skal ligge klar, når arbejdet går i gang.
En enkel tjekliste og en fast tilbudsskabelon gør det markant lettere at få et tilbud, der matcher behovet første gang. Det sparer tid hos både køber og leverandør, og det mindsker risikoen for dyre misforståelser på pladsen.
Hvorfor en klar specifikation betaler sig på byggepladsen
Maskiner bliver ofte valgt ud fra vane eller “noget der ligner det, man plejer”. Det kan fungere, men det kan også give en maskine, der enten er for lille (og giver langsom produktion) eller for stor (og giver besværlig logistik og unødige omkostninger).
En kravspecifikation er i praksis et fælles sprog. Når de samme felter bruges hver gang, bliver det tydeligt, om der er tale om driftvægt, transportvægt, løftekapacitet ved fuld rækkevidde eller “cirka-tal” fra en brochure. Den tydelighed gør det også lettere at sammenligne tilbud på tværs af mærker, nye og brugte maskiner samt køb kontra leje.
Det bliver ekstra relevant, når der indgår flere redskaber og optioner, eller når maskinen skal passe ind i en eksisterende park med hurtigskifte, hydraulikstandarder og bestemte transportmål.
Den korte tjekliste, der skærer igennem: opgave først, maskine bagefter
Før maskintype og model bliver besluttet, giver det mening at beskrive opgaven i få, præcise linjer. På mange projekter er det de praktiske forhold, der afgør valget: adgangsveje, underlag, krav til støjgrænser, behov for at arbejde tæt på bygninger, og hvor mange timer maskinen skal køre om dagen.
En god start er at have disse oplysninger klar, når der indhentes tilbud:
- Opgave og materiale: udgravning, planering, læsning, bortkørsel, nedbrydning, kabelarbejde
- Arbejdssted: indendørs/udendørs, bynært, blødt terræn, skråninger, smalle passager
- Tidsplan: startdato, varighed, ønsket leveringstid
- Bemanning: én fast fører, flere skift, behov for introduktion
- Krav til drift: diesel eller el, støjgrænser, emissioner, drift i frost/varme
Når de fem punkter er tydelige, bliver maskinvalget hurtigt mere faktabaseret.
Sådan bygges en tilbudsskabelon, som leverandører kan svare præcist på
En tilbudsskabelon behøver ikke være lang for at være effektiv. Den skal være konsekvent. Hvis felterne er de samme hver gang, kan leverandøren svare direkte ind i skabelonen, og tilbud kan sammenlignes uden ekstra regneark og gætterier.
Skabelonen bør adskille tre ting: (1) det der skal med i prisen, (2) det der er optioner, (3) det der er forudsætninger. Når de tre lag holdes adskilt, bliver det tydeligt, om en pris virker lav, fordi der mangler et redskab, transport eller en hurtigskifter.
Et godt tilbud er også et dokument, der kan tages med videre til planlægning og drift. Det betyder, at tekniske specifikationer, levering og vilkår står klart, og at der er styr på garanti, service og dokumentation.
Tabel: felter der typisk giver de bedste tilbud på entreprenørmaskiner
Tabellen her kan bruges som tjekliste, når der skal indhentes tilbud på fx minigraver, minilæsser, gaffeltruck (el) eller generator. Den kan også bruges, når der skal sammenlignes køb og leje.
| Område | Felt i skabelonen | Hvad der bør stå | Hvorfor det gør en forskel |
|---|---|---|---|
| Maskine | Maskintype og ønsket klasse | Fx minigraver 900 til 2000 kg, minilæsser, el gaffeltruck | Klassens størrelse styrer kapacitet, transport og adgang |
| Kapacitet | Nøgletal for opgaven | Grave- og løftebehov, læssehøjde, tiplast, arbejdstrykområde | Nøgletal giver objektiv match til opgaven |
| Mål og vægt | Driftvægt, bredde, højde | Gerne både med og uden redskab | Afgørende for transport, adgang og stabilitet |
| Drivmiddel | Diesel/el og evt. ladning | Ladestik, ladetid, batterikapacitet ved el | Sikrer at drift kan fungere i praksis |
| Hydraulik | Ekstra hydraulik og funktioner | Antal kredse, flow-krav til redskaber | Undgår at redskaber ikke kan køre optimalt |
| Redskaber | Inkluderet, option, kompatibilitet | Skovle, pallegafler, grab, tilt, hurtigskifte | Det er ofte redskaberne, der afgør produktiviteten |
| Sikkerhed | CE, manualer, sikkerhedsfunktioner | Dokumentation, afskærmninger, nødstop hvor relevant | Giver ro i maven ved tilsyn og arbejdsmiljøkrav |
| Levering | Leveringstid og transport | Afhentning/levering, kran ved aflæsning, adgangskrav | Mindsker stilstand og ekstraregninger |
| Økonomi | Prisstruktur | Enhedspris, total, moms, betaling, evt. leasing | Gør tilbud sammenlignelige og budgettet realistisk |
| Drift | Service og sliddele | Serviceintervaller, deleforsyning, responstid | Nedetid er ofte dyrere end selve reparationen |
| Vilkår | Garanti og betingelser | Garantiperiode, dækningsomfang, reklamationsproces | Klare vilkår giver færre konflikter senere |
Redskaber og ekstraudstyr: her opstår de fleste misforståelser
Det er normalt, at to tilbud på “samme” maskine kan være meget forskellige, fordi redskaber og udstyr er sat op forskelligt. En entreprenør kan tro, at hurtigskifte eller en ekstra hydraulikkreds er standard, mens leverandøren ser det som option.
Et praktisk greb er at skrive “skal indgå i prisen” ud for de redskaber, der er nødvendige for at udføre opgaven fra dag ét, og “option” ud for dem, der er rare at have, men ikke kritiske.
Typiske redskaber, som ofte er relevante at få med i specifikationen, afhænger af maskintypen, men denne korte liste dækker mange projekter:
- Graveskovl
- Risteskovl
- Planerskovl
- Pallegafler
- Skovl til minilæsser
- Hydraulisk grab
Når redskaberne er nævnt eksplicit, bliver prisen mere retvisende, og leverandøren kan samtidig bekræfte kompatibilitet med hurtigskifte og hydraulik.
Køb eller leje: samme skabelon, forskellige svar
Den samme tjekliste kan bruges til både køb og leje, men der er to felter, der bør justeres, alt efter hvad der ønskes.
Ved køb fylder restværdi, finansiering, brugtmarked og vedligeholdelsesstrategi mere. Ved leje fylder leveringstid, fleksibilitet, forsikring og hvad der sker ved nedbrud ofte mere i beslutningen. Begge dele kan sagtens give en stærk forretning, afhængigt af opgavemønster og kapacitetsbehov.
En skabelon med faste felter gør det nemt at bede om to priser på samme grundlag: én ved køb og leje, én ved leje i en bestemt periode, med samme redskabspakke.
En skabelon med faste felter gør det nemt at bede om to priser på samme grundlag: én ved køb (ny eller brugt) og én ved leje i en bestemt periode, med samme redskabspakke.
Sikkerhed, CE og dokumentation uden bøvl
Der bliver stillet krav til maskiners sikkerhed og dokumentation, og det er en fordel at få afklaret på tilbudsniveau, hvad der følger med. Det kan være CE-dokumentation, brugermanualer, mærkning og relevante sikkerhedsfunktioner, afhængigt af maskintype og anvendelse.
Når en entreprenør skriver “CE-dokumentation og manualer ønskes leveret sammen med maskinen” i skabelonen, bliver leverandørens svar konkret. Det er også et godt sted at få afklaret, om der er behov for instruktion ved levering, eller om der er interne kompetencer til at tage maskinen i drift.
En kort sætning kan være nok: Dokumentation skal følge maskinen ved levering.
Praktisk skabelon til copy-paste i en mail eller et dokument
Nedenstående tekst kan kopieres direkte og sendes til en leverandør. Den virker både til salg og udlejning og kan udfyldes på få minutter.
MASKINBEHOV / TILBUDSGRUNDLAG
1) Opgave
- Beskrivelse af arbejde:
- Materiale/underlag:
- Arbejdssted og adgang (bredde, højde, underlag):
- Tidsplan (start, varighed):
- Forventet timer pr. dag/uge:
2) Ønsket maskine
- Maskintype:
- Ønsket størrelse/klasse (fx 900-2000 kg minigraver):
- Drivmiddel (diesel/el):
- Krav til mål/vægt (max bredde, max højde, max transportvægt):
- Krav til hydraulik (ekstra kredse, flow hvis kendt):
3) Redskaber
- Skal indgå i prisen:
- Optioner:
- Hurtigskifte/standard (hvis kendt):
4) Levering og drift
- Leveringsadresse:
- Ønsket leveringsdato:
- Transport og aflæsning (krav/forudsætninger):
- Service og garanti (ønsket niveau):
- Dokumentation (CE, manualer):
5) Økonomi
- Ønskes pris på: [køb](https://gdmaskiner.dk/koeb-maskiner/) (ny/brugt) / [leje](https://gdmaskiner.dk/leje-af-maskiner/) (periode: ___)
- Betalingsform (hvis relevant):
- Budgetramme (valgfrit):
Når rådgivning og udvalg skal hænge sammen i praksis
Mange vil gerne kunne få både køb og leje vurderet samme sted, især når projekter varierer i varighed og kompleksitet. Her giver det mening at vælge en leverandør, der både kan tilbyde maskiner, redskaber og sparring på, hvad der passer til opgaven og budgettet.
GD Maskiner arbejder netop med både salg og udlejning af entreprenørmaskiner, herunder minigravere i de mindre vægtklasser, minilæssere, el-gaffeltrucks, generatorudlejning og relevant tilbehør. Med base i Nibe og mulighed for fremvisning efter aftale bliver det også realistisk at få set maskinen og gennemgå redskaberne, før der træffes beslutning.
Når en entreprenør sender en udfyldt skabelon som den ovenfor, bliver dialogen typisk kortere, tilbuddet mere præcist, og maskinen kommer hurtigere i gang med at skabe værdi på pladsen.
